Mails: Τα μεγαλύτερα λάθη που θα μπορούσατε να κάνετε στη δουλειά

Εάν εργάζεστε στον κόσμο των εταιρειών, σίγουρα είστε εξοικειωμένοι με το email. Ξοδεύουμε ώρες -ναι, τον πληθυντικό- στο email μας κάθε εργάσιμη ημέρα. Έχοντας υπόψη τη σημασία της εθιμοτυπίας του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εδώ είναι τα λάθη που πρέπει να αποφύγετε όταν επικοινωνείτε επαγγελματικά στο διαδίκτυο.

Από τη Μαρία Καλοπούλου

Μια μελέτη του 2018 διαπίστωσε ότι οι εργαζόμενοι στις ΗΠΑ περνούν περίπου τρεις ώρες κάνοντας κλικ στα email της εργασίας τους. Αν και η αποστολή email μπορεί να είναι λίγο αγγαρεία, η προσοχή στα εισερχόμενά σας αξίζει 100%.

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για όσους μόλις μπαίνουν στο εργατικό δυναμικό. Ενώ μαθαίνουμε πολλά πράγματα κατά τη διάρκεια της εκπαίδευσής μας, πολλοί από εμάς μένει να καταλάβουμε μόνοι μας την εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Η γνώση των καλύτερων πρακτικών μπορεί να εξασφαλίσει την ομαλή επικοινωνία στον χώρο εργασίας και να αποτρέψει τους ανθρώπους να αντιλαμβάνονται τα λόγια σας ως παθητικά-επιθετικά.

Ποια είναι τα λάθη που πρέπει να αποφύγετε:

Χωρίς χαιρετισμό

Μια μελέτη αποκάλυψε μερικές από τις πιο ενοχλητικές συνήθειες αποστολής email. Συγκεκριμένα, η μελέτη ρώτησε ποιοι χαιρετισμοί μέσω email ήταν οι χειρότεροι. Η απάντηση; Κανένας χαιρετισμός!

Οι άνθρωποι βρίσκουν ότι το να πηγαίνουν κατευθείαν στο θέμα χωρίς καμία μορφή χαιρετισμού είναι επιθετικό.

Είναι σημαντικό να δίνετε προσοχή στο πώς «ακούγεται» η φωνή σας μέσω email. Σύμφωνα με τη μελέτη, το 91% των εργαζομένων ένιωθαν ότι οι συνάδελφοί τους ήταν κάποια στιγμή παθητικο-επιθετικοί στο email.

Η μελέτη αναφέρει ότι ένα ξερό «Γεια» ως τον δεύτερο πιο αντιπαθητικό χαιρετισμό και το όνομα συν άνω και κάτω τελεία (για παράδειγμα, “Mαρία:”) ως το νούμερο τρία.

Ειδικοί και στελέχη επιχειρήσεων λένε ότι ο καλύτερος χαιρετισμός μέσω email ήταν ο απλός: «Γεια [εισαγάγετε όνομα]». Όχι πολύ επίσημο, γρήγορο και ικανό να επιβεβαιώσει ότι αυτό το email προοριζόταν όντως για εσάς, αυτός είναι ο ιδανικός τρόπος για να χαιρετήσετε τους συναδέλφους και τα αφεντικά μέσω email.

Αποστολή email σε άτομα που δεν τα χρειάζονται

Πολλοί από εμάς γουρλώνουμε τα μάτια μας και γκρινιάζουμε βλέποντας ένα ολοένα αυξανόμενο φάκελο εισερχομένων email. Όπως σημειώθηκε παραπάνω, η ανάλυση μέσω email στην εργασία καταλαμβάνει ένα σημαντικό κομμάτι του χρόνου μας.

Μην είστε ένα επιπλέον email στα εισερχόμενα κάποιου εάν το μήνυμά σας δεν είναι προσαρμοσμένο σε αυτόν. Το Harvard Business Review συμβουλεύει τους υπαλλήλους να σκεφτούν συγκεκριμένα ποιανού την προσοχή και τον χρόνο χρειάζονται.

Μερικοί άνθρωποι θα χρειαστεί να γνωρίζουν περισσότερες πληροφορίες για ένα έργο από άλλους. Και όχι! Το αφεντικό σας δεν χρειάζεται να είναι παραλήπτης κάθε email εργασίας (εκτός αν για κάποιο μαζοχιστικό λόγο του αρέσει πολύ!).

Το Harvard Business Review συνιστά να αποφεύγεται η αποστολή μηνυμάτων σε μια ολόκληρη ομάδα όταν ένα ή δύο άτομα είναι τα μόνα που χρειάζονται την ενημέρωση.

Έχοντας μια ασαφή περιγραφή θέματος

Αυτό σημαίνει ότι αν έχετε περιορισμένο χρόνο και μια φαινομενικά ατελείωτη ροή email στα εισερχόμενά σας, θα πρέπει πρώτα να επεξεργαστείτε τα πιο σημαντικά. Εάν θέλετε οι άλλοι να προσέχουν πραγματικά το email σας και τις πληροφορίες που περιέχει, δώστε σημασία στην περιγραφή του θέματος.

Η νούμερο ένα καλύτερη πρακτική για τη σύνταξη μιας περιγραφής θέματος email είναι… η σύντομη. Η συνάφεια είναι το κλειδί. Μην συμπεριλαμβάνετε περιττές πληροφορίες στην περιγραφή του θέματός σας.

Μια άλλη συμβουλή για να αυξήσετε την πιθανότητα το άτομο που κοιτάζει την οθόνη του να ανοίξει το email σας; Εξατομικεύστε την περιγραφή του θέματός σας. Μια μελέτη έδειξε ότι τα ποσοστά ανοίγματος αυξήθηκαν κατά σχεδόν 30% όταν οι περιγραφές θέματος περιελάμβαναν ένα προσωπικό στοιχείο όπως τις λέξεις “εσείς” και “εγώ”.

Μη προσδιορισμός προθεσμιών

Όταν πρόκειται για επείγον, γνωστοποιήστε το. Η διάθεση κάποιας μορφής χρονοδιαγράμματος έργου για την ομάδα σας μπορεί να κάνει τη διαδικασία εργασίας σημαντικά πιο ομαλή, σύμφωνα με το Forbes.

Η ενημέρωση των συναδέλφων σας για τις προθεσμίες τους θα διασφαλίσει ότι το έργο σας θα ολοκληρωθεί στην ώρα του.

Εάν επικοινωνείτε σχετικά μέσω email, φροντίστε να συμπεριλάβετε την ημερομηνία που θέλετε να κάνετε κάτι. Αν και αυτό μπορεί να φαίνεται επιθετικό, ο καθορισμός προθεσμιών για μια απάντηση ή μια ενέργεια που πρέπει να γίνει θα καθαρίσει κάθε σύγχυση.

Το Harvard Business Review έχει μερικές προτάσεις για εύκολους τρόπους να συμπεριλάβετε ένα χρονοδιάγραμμα στο email σας: «Θα μπορούσατε να συμπληρώσετε αυτήν την έρευνα έως την Παρασκευή 15 Ιουλίου στις 3 μ.μ.;».

‘Η «Μπορείτε σας παρακαλώ να συγκεντρώσετε τα δεδομένα που συζητήσαμε για μια συνάντηση στις 10 το πρωί τη Δευτέρα 10 Αυγούστου»; είναι εξαιρετικά πρότυπα για τον καθορισμό προθεσμιών χωρίς να φαίνονται επιθετικά. Συνολικά, η επισήμανση των προθεσμιών είναι ένας τρόπος για να βοηθήσετε όλους να παραμείνουν στην ίδια σελίδα.

Σύνταξη email που είναι πολύ μεγάλα

Τα email έχουν να κάνουν με την αποτελεσματικότητα. Εάν ο συνάδελφός σας ήθελε μια αναποτελεσματική μορφή επικοινωνίας μαζί σας σχετικά με τις λεπτομέρειες της δουλειάς, θα εκπαίδευε ένα… περιστέρι να μεταφέρει ένα γράμμα στο γραφείο σας. (Κακή συμφωνία για εσάς, τους υπαλλήλους σας, και πιθανώς και το περιστέρι.) Κρατήστε τα email σας σύντομα, εξηγώντας όσα χρειάζεστε χωρίς να γράφετε ατελείωτα ή χειρότερα, χωρίς να βγαίνει  νόημα.

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να είναι αποτελεσματικά και εύστοχα. Μην σπαταλάτε τον χρόνο του αναγνώστη σας συμπεριλαμβάνοντας πάρα πολλές λεπτομέρειες ή περιλαμβάνοντας πάρα πολλά σημεία.

Η συμβουλή για τους συντάκτες email είναι να έχουν έναν στόχο για κάθε email στο μυαλό τους. Όταν βρείτε τον εαυτό σας να επαναλαμβάνει σημεία, πατήστε το κουμπί “διαγραφή”. Και αν και θέλουμε να διατηρήσουμε καλές σχέσεις στον χώρο εργασίας, σκεφτείτε να διατηρήσετε τουλάχιστον τις ευχάριστες και τις κουβέντες στα email σας.

Ενώ η αποστολή email μπορεί να είναι ενοχλητική, είναι ένα ζωτικό μέρος του χώρου εργασίας. Η επικοινωνία κρατάει τα πάντα στο γραφείο. Εάν αποφύγετε αυτά τα λάθη μέσω email, είναι σίγουρο ότι θα εξοικονομήσετε πολύτιμο χρόνο και ενέργεια σε όλους.